Quels sont les services réalisés par les entreprises de télésecrétariat ?
Comme son nom l'indique, le télésecrétariat se charge de la gestion à distance du secrétariat d'une entreprise. En plus de toutes les tâches administratives classiques, une entreprise de télésecrétariat se charge également d'autres missions additionnelles. Actuellement, bon nombre d'entreprises dans différents secteurs d'activités se tournent vers cette solution pour déléguer les missions de secrétariat afin de profiter de services sur-mesure, flexible, de qualité et à des tarifs réduits. Mais quelles tâches pourrait-on confier à une entreprise de télésecrétariat ?
La permanence téléphonique
Généralement, les clients et les prospects contactent souvent une entreprise par téléphone, quels que soient le domaine d'activité, la taille de l'entreprise et les prestations proposées. C'est pour cela qu'il est indispensable de soigner la permanence téléphonique. Généralement, un accueil téléphonique de qualité est un indice de la bonne organisation interne de l'entreprise auprès des interlocuteurs. Ce qui évoquera la valeur de l'entreprise.
Un seul contact est donc précieux et doit être soigné afin de répondre aux mieux aux besoins et aux exigences des correspondants. Il faut aussi avoir en tête qu'un appel entrant peut être une opportunité pour l'entreprise. Il peut s'agir d'un nouveau client potentiel, d'une réclamation ou d'une plainte; d'une prise de rendez-vous, d'une demande d'informations…
Il n'est pas toujours évident pour une entreprise d'être disponible à toute heure pour répondre aux appels téléphoniques. C'est la raison pour laquelle elle confie cette mission à une entreprise de télésecrétariat spécialisée. En effet, c'est la meilleure solution pour se libérer de ce type de tâche chronophage afin de se concentrer sur le développement des activités à valeur ajoutée et du chiffre d'affaires.
Pour une entreprise de télésecrétariat, les prestations de permanence téléphonique peuvent inclure différents services :
- Offrir un accueil personnalisé selon la nature de l'appel téléphonique
- Renseigner les interlocuteurs à partir d'informations pertinentes et claires
- Assurer la gestion de l'agenda
- Effectuer la prise de rendez-vous
- Réaliser le transfert des appels téléphoniques
- Prendre les messages pour le chef d'entreprise ou les collaborateurs
La saisie de données
Avec l'évolution des nouvelles technologies et des besoins des entreprises actuelles, celles-ci doivent suivre les tendances et assurer la digitalisation de ces processus de développement. D'où la raison de procéder à la saisie de données afin de numériser tous les documents en papiers. Actuellement, les entreprises de télésecrétariat proposent également ce service.
Dans la réalisation de cette mission, les entreprises spécialisées, notamment en télésecrétariat, sont en mesure d'assurer la gestion administrative. Ces structures emploient notamment des professionnels ayant des compétences particulières en dactylographie, sténotypie, sténographie, numérisation… À cela s'ajoute une parfaite maîtrise des logiciels de transcription et bureautiques afin d'assurer la création et la mise en page des documents.
Parmi les prestations d'une entreprise de télésecrétariat, on peut citer les suivantes :
- La numérisation de documents
- La retranscription d'un discours, d'une interview ou d'un propos
- Le contrôle de la conformité des documents
- La mise en forme des documents avant édition ou envoi
- La saisie de documents et informations numériques à sauvegarder
- Le contrôle de la saisie d'informations
La gestion administrative du courrier
La gestion administrative du courrier est un service important qui permet de trier, recevoir, mettre sous pli et faciliter l'envoi du courrier au sein d'une entreprise. Souvent, il peut s'agir d'un grand volume de courriers. Ces derniers doivent notamment être classés, triés, consultés, archivés ou traités au quotidien.
Généralement, ce service demande une très bonne organisation, surtout en ce qui concerne les ressources logistiques. Dans le cas contraire, il arrive qu'il y ait une défaillance dans le traitement. Ce qui pourrait entraîner des erreurs de classement, des pertes, des oublis et des surcoûts. Cette tâche peut s'avérer complexe surtout en cas de volume important de document à traiter. Il faudra donc y consacrer beaucoup de temps.
Pour se libérer de cette mission fastidieuse, les entreprises de tous les secteurs d'activité peuvent le confier à une entreprise de télésecrétariat. Généralement, la gestion administrative du courrier peut inclure le dépouillement et premier tri du courrier, l'analyse et le traitement des courriers entrants, la rédaction et la mise à la signature avant les envois de courriers sortants, la mise sous pli, l'adressage et l'affranchissement, la gestion de boîte mail…